会議の席で議長を務めるのは、常に上層部の役割というわけではありません。近年の会議室では、誰もが会議の計画を立てることができ、議長となって英語を話す優秀な議長として、この役目を効率的に対処するための準備をする必要があります。

Chairing a meeting is not always the job of the upper-management. In the modern meeting room, anyone can set up and chair a meeting and, as competent speakers of English, we need to be prepared to handle this role effectively.

まず初めに、会議に出席している人たちへの挨拶をする必要があり、そして話し合う議題を挙げます。これは出席者に問題点に集中させる重要な段階です。

The first thing that we need to do is to welcome everyone to the meeting and to set the agenda for discussion. This is an important stage as it gets everyone focused on the issue at hand:

Thank you for coming today.本日はお集まりいただきまして誠にありがとうございます。

Let’s get down to business.　では、本題に入らせて頂きます。

In today’s meeting / session, we are going to talk about…本日の会議 / 議会で、私達が話し合うのは…

Today we are going to discuss…本日私達が話し合うのは…

議長の重要な役割は会議そのものに積極的に参加するのではなく、出席者全員が話す機会を持てるかどうかの確認をすることです。各出席者に意見や感想を尋ねることが最善の方法です。

The key role of a chairperson is not to actively participate in the meeting itself, but to make sure that everyone gets a chance to speak. Asking each member of the meeting for their opinion or thoughts is the best way to achieve this:

What are your opinions on…?　…についてどのような意見をお持ちですか？

How would you deal with…?…にどのように対処なさいますか？

What are your thoughts on…?…についてどのように思われますか？

欧米の会議では、出席者の一人が発言している際に、他の出席者が話に割り込んできたり、意見を述べることが想定されますが、その割り込みは会議の流れを妨げたり、脱線してしまう可能性があります。議長は対処をする用意をし、会議を順調に進めなくてはいけません。

In western meetings, it is expected that the participants will interrupt and voice their thoughts when someone else is talking, however the interruption could hinder the flow of the meeting or send it off on a tangent; the chairperson must be ready to deal with them and keep the meeting on track:

Could you let (Simon) finish?　（サイモン氏）の話を最後まで聞いていただけませんか？

Just hold that thought for a moment, please.その意見は、ほんの少し待っていただけませんか？

I don’t think that’s relevant to this discussion.この話し合いに関連性がないと思われます。

Let’s get back on topic,…議題に戻りましょう,…

We should keep on track with… …の本題に沿うべきです。

That’s a good point but we can deal with that later.それは良い指摘ですが、その件については後ほど話し合いましょう。

We will come to that later.その件については後ほど話し合いましょう。

欧米スタイルの会議で、議長の役割をマスターする重要なテクニックの一つとして、アイデアを基に話し合いを展開していく方法があります。ただ意見を主張するだけでなく、理由と証拠を用意する必要があります。これが話し合いの展開を促すことになるかどうか把握することは議長の責任です。

An important technique to master when taking part in a western-style meeting is to be ready to expand on your idea. Simply stating your opinion is not enough, we need to be prepared to back it up with a reason and evidence. It is the chairperson’s responsibility to make sure this happens by encouraging expansion:

That’s an interesting idea. Could you tell us more about that?それは面白いアイデアですね。もう少しお聞かせ頂けませんか？

Can you / we expand on that a little?それについてもう少し話し合うことは可能ですか？

Could you give us an example of what you mean by that?何か例を挙げてその件について説明して頂けますか？

会議の終わりに、全ての話し合いの内容が適切に要約され、まとめられ、出席者全員が次に何が起こるかはっきりと理解しているかどうか確認する必要があります。

We need to make sure that at the end of the meeting, everything is properly summarised, wrapped up and that everyone is clear on what will happen next:

Let’s finish there for today.今日はそこまでで終了と致しましょう。

We will have to leave it there for today.今日はそこで終了と致しましょう。

We talked about…　私達が話したのは…

We discussed…　私達が話し合ったのは…

We decided that…　私達が決定したのは…

The next stage is to…　次の段階では…

From now we need to…　現時点で私達に必要なのは…

これらの慣用句を会話例文で見てみましょう。ABC企業の人事部マネージャーKenjiは人事部チームの３名Maiko, Daisuke, Janetとの会議の議長を務めることになりました。

Let’s examine these phrases in a sample conversation. Kenji Shimizu, Human Resources Manager of ABC Corporation, is chairing a meeting between three members of the HR team: Maiko Kashiwabara, Daisuke Umeda and Janet Stone.

Kenji: Okay, let’s get down to business. Thank you all for coming today. In today’s meeting, we are going to discuss the recent issue of high staff turnover. Many members of the sales team have quit because they claim they are not being paid fair commission. Janet, what are your thoughts on this?

Kenji：では会議を始めましょう。今日は集まって頂いてありがとうございます。今日の会議では最近の社員の離職率の高さに関する問題について話し合いたいと思います。営業チームの多くの社員が正当な報酬を支払われていないことを主張し、退職しました。Janetさんはこの件についてどう思いますか？

Janet:  I think this is a big problem. We are underpaying our sales team because we were told to cut costs…

Janet：これはとても大きな問題だと思います。営業チームに低報酬だったのは、経費削減を命じられたからで…

Maiko: Let me just interrupt, we told the sales team about this months ago. If they can’t accept it, they should just leave.

Maiko：ちょっといいですか、私達はこの件に関して何ヶ月も前に営業チームに伝えました。彼らがそれを受け入れられない場合、退職するべきです。

Kenji: Sorry, Maiko. Could you let Janet finish?

Kenji：Maikoさん、申し訳ないけどJanetさんに最後まで話をさせてもらえませんか？

Janet: As I was saying, we need to re-evaluate the payment structure.

Janet：さっきお話したように、支払構造の見直しが必要です。

Kenji: Okay. Daisuke, how would you deal with this?

Kenji：わかりました。Daisukeさんはこれについてどのように対処しますか？

Daisuke: Well, I think a new incentive plan needs to be created.

Daisuke：新しい奨励給制度を作成する必要があると思います。

Kenji: That’s an interesting idea. Could you expand on that?

Kenji：興味深いアイデアですね。その案について説明をしてもらえますか？

Daisuke: Well, how about offering them company benefits, such as free gym membership or paid transportation, instead of a financial reward?

Daisuke：彼らに福利厚生を提供するのです。金銭的な報酬の代わりに無料のジム会員権や交通費の経費払いなどはどうでしょうか。

Janet: I don’t think they will accept that. I can think of a few members of the team who complain about not getting enough in their pay packet each month. I remember when one guy threatened to sue the company if he didn’t get what he was owed.

Janet：私は彼らがそれを受け入れるとは考えられません。毎月十分な所得を受け取っていないと主張していた何名かのチームメンバーのそのうちの一人が、支払われるべき金額を受け取れない場合には会社を訴えると脅してきたことを思い出します。

Kenji: I don’t think that’s relevant to this discussion, Janet.

Kenji：Janetさん、その件はこの話し合いには関係ないと思われます。

(30 minutes later)　30分後

Kenji: Let’s finish there for today. We decided that the best way to incentivise the sales team is to create a new benefits scheme. The next stage is to work on an action plan. Maiko, can you handle that?

Kenji：今日はそこで終わりにしましょう。営業チームを奨励する最善の方法は新しい給付制度を作成するということで決定しました。次の段階では実行計画への取り組みです。Maikoさん、対処お願いできますか？

Maiko: Of course…

Maiko：もちろんです…

次のブログでは、謝罪の仕方についてお話します。お楽しみに。

In my next blog, I will talk about how to apologize.

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